„Wir bewältigen jedes Jahr einen Berg an Themen“
Interview mit Jens Conring, Bereichsleiter Product & Service Innovation
Die GVL investiert jedes Jahr mit großem Aufwand in ihre Weiterentwicklung. Als datenverarbeitender Dienstleister gilt es nicht nur stets auf dem aktuellen technischen Stand zu bleiben, sondern auch mit verbesserten Services für unsere Berechtigten da zu sein. Wir haben mit Jens Conring gesprochen. Als Leiter des Bereichs Product & Service Innovation zählt das Projekt- und Portfoliomanagement der GVL zu seinen Kernthemen.
Was bedeutet bei der GVL Projektmanagement und wie zahlt die Arbeit von deinem Team auf die Investitionsentscheidungen der GVL ein?
Die GVL setzt jedes Jahr eine zuvor bestimmte Anzahl großer und kleiner Projekte um und tätigt damit Investitionen ins eigene Unternehmen. Hier sind vor allem die hauseigenen Entwickler und Programmierer am Werk, die die IT-Systeme weiterentwickeln, auf den Portalen neue Funktionen einführen und die Datenverarbeitung noch reibungsloser gestalten.
Klar ist, dass wir in unserer Arbeit nicht alles auf einmal machen und gleichzeitig durchführen können. Bei der Weiterentwicklung unserer Systeme folgen wir einer Strategie, bei der auch immer die Gremien involviert sind. Zudem ist der direkte Austausch mit unseren Berechtigten entscheidend. Diese Investitionsstrategie in einzelne durchführbare Projekte aufzuteilen, die von uns geplant und gesteuert werden können, das ist Aufgabe unserer Mitarbeitenden im Projektmanagement.
Nach welchen Prinzipien wird entschieden, wann und wie wir bei der GVL neue Themen und Projekte angehen?
Wir sammeln die Aufgabenstellungen, die an uns herangetragen werden oder die wir uns selbst stellen, in unserem sogenannten Projektportfolio. Das Portfolio, das jeweils für ein Jahr zusammengestellt wird, ist erstmal grundsätzlich die sortierte Darstellung ausgewählter Aufgabenstellungen und Herausforderungen – und zwar auf der recht abstrakten Ebene von Themenblöcken.
Im Gegensatz zum künstlerischen Portfolio, das eine Sammlung bereits veröffentlichter kreativer Arbeiten ist, dient unser Projektportfolio der Priorisierung von anstehenden Aufgaben. Wir streben damit ein möglichst effizientes Arbeiten an, das die anfallenden Investitionskosten rechtfertigt und uns befähigt, so viele von den gesetzten Aufgaben so gut wie möglich abzuschließen.
In einem Jahr kommen sicher recht viele Ideen zusammen, was man alles so tun und anfangen könnte. Wie setzen wir Prioritäten und wie entscheiden wir, was ins Portfolio kommt?
Hier sind vor allem die Fachbereiche gefragt. Das sind zum Beispiel die Berechtigten-Services, aber auch unsere Finanz- oder Rechtsabteilung. Die stehen immer im direkten Austausch mit den Berechtigten und Partnern und erfassen so konkrete Anforderungen, also was gebraucht wird oder wo es hakt. Dieser Austausch findet unter anderem über unsere Hotlines und Workshops statt, oder wenn unsere Kolleginnen und Kollegen auf Veranstaltungen wie dem Reeperbahn Festival präsent sind. Aber auch als Organisation müssen wir auf politische und wirtschaftliche Entwicklungen eingehen, die unsere Unternehmensstrategie operativ beeinflussen. Dieser Input von außen ist enorm wichtig. Dadurch entsteht eine laufende Sammlung an innovativen Ideen, die ständig in die Investitionsstrategie der GVL eingehen. Deswegen planen wir auch häufig über ein Jahr hinaus.
Welche Rolle spielen unsere Gremien wie die Gesellschafter- und Delegiertenversammlung (GuDV) bei den Entscheidungen?
Wir besprechen mit den Gremien die Schwerpunkte eines Kalenderjahres, denn die Delegierten sind die Experten für die Bedürfnisse ihrer jeweiligen Berechtigtengruppen. Die GuDV findet zweimal im Jahr statt und sie gibt uns dann das Go für unsere Vorhaben.
Wichtig ist auch, dass wir ausreichend flexibel bleiben und auf aktuelle Entwicklungen eingehen können. Das gelingt uns in Zusammenarbeit mit der GuDV inzwischen sehr gut. Mit dem Portfolio wissen sie recht genau, was wir vorhaben und wie wir priorisieren – vor allem im Hinblick auf Kosten und Ressourcen. Das schafft Transparenz und Vertrauen auf beiden Seiten.
Und wenn wir in die Umsetzung gehen, welche Rolle spielt das Portfolio dann?
Das Portfolio ist ja erst einmal eine grobe Übersicht. Dahinter steckt am Ende immer eine Unmenge an kleineren und größeren Teilaufgaben, die mehr oder weniger leicht umzusetzen sind. Man muss sich das so vorstellen: Das Portfolio ist die sichtbare Spitze eines Eisbergs und erst unter der Wasseroberfläche liegt der eigentliche Berg an Themen, den wir jedes Jahr bewältigen. Das meiste, was wir abarbeiten, ist für die Berechtigten eigentlich nicht sichtbar.
Da kann es schon einmal vorkommen, dass die User unserer Portale ein neues Eingabefeld sehen, das sie nur anklicken und ausfüllen müssen. Aber unsere Entwickler haben vielleicht wochen- oder monatelang Schwierigkeiten überwunden, damit dieser eine Button zuverlässig für alle Begebenheiten funktioniert und die Daten sicher verarbeitet werden. Gerade bei der Datenverarbeitung, die ja unsere Hauptaufgabe ist, passiert viel im Hintergrund.
Kannst du uns ein paar beispielhafte Projekte geben, die wir im Geschäftsjahr 2022 mithilfe des Portfolios abgeschlossen haben?
Da ist zum einen der Schwerpunkt Internationales: Hier haben wir das RDx-Onboarding erfolgreich abgeschlossen. RDx ist die weltweite Hersteller-Repertoire-Datenbank und soll Grundlage für den länderübergreifenden Datenaustausch auf Label-Seite werden. Als eine der weltweit größten Verwertungsgesellschaften haben wir viel positives Feedback für die Mitgliedschaft im RDx-Verbund erhalten.
Zum anderen hatten vergangenes Jahr einen Relaunch beim Künstler-Portal meine.gvl mit neuen Funktionalitäten und einer erweiterten Produktsuche. Gerade bei den Portalen – für Künstler*innen wie für Hersteller*innen – haben wir den Selfservice enorm ausgebaut, sodass sich die Berechtigten besser zurechtfinden. Außerdem haben wir weiter an der Datenqualität gearbeitet, wodurch die Reklamationen stark zurückgegangen sind.
Außerdem sind wir beim neuen Online-Wahrnehmungsvertrag so weit vorangeschritten, dass er Anfang 2023 online gehen konnte. Das war ein wichtiger Schritt bei der fast abgeschlossenen Digitalisierung unserer Prozesse. Auch unsere Abrechnungssysteme sind auf dem aktuellen Stand der Technik und so optimiert, dass sie zukünftig auch neuen Anforderungen gerecht werden.
Wie schätzt du damit die Arbeit der GVL aus Sicht des Projektportfoliomanagers im vergangenen Jahr ein?
Das alles, was ich gerade genannt habe, ist für die Berechtigten unmittelbar zu spüren. Aus Sicht des Projektmanagements hatten wir damit ein recht erfolgreiches Jahr mit einer sehr guten Erfüllungsquote der zuvor gesetzten Aufgaben – im Vergleich zu anderen Industriezweigen aus meiner Erfahrung sogar weit überdurchschnittlich.
Der Wirtschaftsinformatiker Jens Conring arbeitet seit 2018 für die GVL. Zu seinen Hauptaufgaben zählt vor allem das Projekt- und Portfoliomanagement. Als Leiter des Bereichs Product & Service Innovation ist er mit seinem Team außerdem für die Prozessentwicklung, Analysen, Auswertungen und Kennzahlen verantwortlich.