Berechtigte*r werden: Jetzt noch einfacher
Seit wenigen Tagen steht der neue Wahrnehmungsvertrag auf der GVL-Website. Was heißt das konkret für die GVL und zukünftige Berechtigte?
Jenny: Mit dem neuen Online-Wahrnehmungsvertrag geht die GVL einen wichtigen Schritt Richtung papierlose Verwertungsgesellschaft. Die Berechtigten und wir haben ab sofort keine Seite Papier mehr in der Hand – der gesamte Prozess ist mit dem neuen Wahrnehmungsvertrag komplett digital.
Wie war das Vertragsprozedere bei der GVL bisher?
Sina: Bisher haben wir Verträge in Papierform erhalten. Alles kam per Post rein, dann wurden die Dokumente abgeheftet. Zusätzlich zu den eigentlichen Vertragsunterlagen mussten uns Hersteller*innen bestimmte Nachweise bereitstellen, um den Wahrnehmungsvertrag abschließen zu können und einen Labelcode zu erhalten. Da sind schnell 50 Seiten Papier zusammengekommen.
Jenny: Auch der Künstler*innen-Vertrag ist in den vergangenen Jahren immer umfassender geworden. Es sind inhaltliche Erweiterungen und damit neue Formulare dazugekommen z.B. für die ausländischen Rechte. Für unsere internationalen Berechtigten haben wir die Vertragsunterlagen zudem zweisprachig zur Verfügung gestellt. Das bedeutet jede Menge Papier in den Archiven der GVL: Zu unseren Höchstzeiten hatten wir rund 150.000 Künstler*innen-Verträge in 1.800 Ordnern mit knapp 800.000 Seiten gelagert. Dazu kamen gut 10.000 Hersteller*innen-Verträge.
Was passiert jetzt, wenn die Künstlerin oder der Künstler den Knopf „Abschließen“ im neuen Wahrnehmungsvertrag auf der GVL-Website drückt?
Jenny: Sobald die oder der Interessierte den Knopf gedrückt hat, sind wir dran. Wir erhalten dann die eingereichten Informationen über eine Prüfoberfläche. Dort können wir sehen, ob alle Materialien und Nachweise vollständig und lesbar vorliegen. Außerdem schauen wir, ob die Person schon einen Vertrag mit der GVL hat. Es kommt hin und wieder vor, dass jemand vergisst, dass er oder sie bereits Berechtigte*r bei uns ist.
Wenn für den Vertragsabschluss noch was fehlt, dann schicken wir eine E-Mail mit der Bitte, uns die entsprechenden Dokumente nachzureichen. Sind alle Informationen vollständig, können wir den Antrag mit einem Klick annehmen und per E-Mail bestätigen. Die Berechtigten haben dann selbstverständlich weiterhin die Möglichkeit, sich den Vertrag auszudrucken. Es ist aber kein Muss mehr.
Sina: Auch bei den Tonträgerhersteller*innen gibt es einen festen Prüfprozess, in dem wir beispielweise sicherstellen, dass die internationalen Rechte nicht doppelt vergeben wurden. Da es sich bei Hersteller*innen-Verträgen in der Regel um juristische Personen handelt, die den Vertrag abschließen, kommen noch andere Abgleiche – z.B. mit dem Handelsregister – dazu. Wenn wir Labelcodes vergeben, gleichen wir den neuen Label-Namen zudem mit bereits bestehenden Labels ab, um Dubletten zu vermeiden. Wenn alles passt, können wir den grünen Knopf drücken und den Vertrag finalisieren.
Wie spüren die Berechtigten diese Optimierung der Prozesse?
Jenny: Insgesamt sind wir mit dem neuen Online-Wahrnehmungsvertrag deutlich schneller als bisher. Allein der Versand der Materialien über den Postweg hat bisher einige Tage in Anspruch genommen – diese Zeiten und auch die Kosten fallen alle weg. Außerdem gehen die Daten – natürlich vor dem Hintergrund der DSGVO – sauber in unsere Systeme über. Das heißt, Künstler*innen und Hersteller*innen können alle Informationen direkt in meine.gvl bzw. label.gvl nachvollziehen.
Sina: Was hier noch wichtig ist: Weil wir von Hersteller*innen andere Informationen benötigen als von Künstler*innen, gibt es zwei Wahrnehmungsverträge. Das heißt, dass zum Beispiel Künstler*innen, die sich selbst vermarkten, noch den Hersteller*innen-Wahrnehmungsvertrag ausfüllen sollten, damit ihnen auf Label-Seite keine Vergütungen entgehen.
Das Interview führte Juliane Fiedler.
