GVL in dialogue

GVL in dialogue

We collated questions you sent and our answers on this page. You can also read open letters that have reached us here. Do you have questions, suggestions or feedback? Please write to us at dialog@gvl.de.

Update zum Dialog zwischen #fairchangegvl und GVL (August 2022)

In einer Reihe themenbezogener Dialoge haben sich die Initiator*innen der Petition #fairchangegvl und das Management der GVL in den vergangenen Monaten intensiv ausgetauscht. Wir haben die wichtigsten Informationen zu den themenbezogenen Dialogen, die zwischen Mai 2021 und Januar 2022 stattfanden, zusammengefasst.

Die Online-Petition #fairchangegvl war im Juli 2020 veröffentlicht worden und zählt bis heute knapp 2.000 Unterzeichner*innen. Nach dem anfänglichen schriftlichen Austausch wurde der Dialog persönlich in Form von Videokonferenzen fortgesetzt. Ab Frühjahr 2021 trafen sich Vertreter*innen der Petition aus den Bereichen Künstler*innen und Hersteller*innen online mit dem Management der GVL.

In insgesamt sieben mehrstündigen Meetings wurden insbesondere die Themen „IT-Entwicklung & Finanzen“, „Einhaltung der Verteilungsfristen“, „Anpassung der Verteilungsregeln“, „internationale Wahrnehmung“ und „Reduzierung der Kündigungsfristen“ offen besprochen. Beiden Seiten bot sich so die Gelegenheit, den jeweiligen Standpunkt darzulegen und inhaltliche Zusammenhänge kritisch zu beleuchten.

Die zentralen Fragestellungen, die im Rahmen der themenbezogenen Dialoge besprochen wurden, werden im Folgenden zusammengefasst. 

Einhaltung der Verteilungsfristen

Die Einhaltung der Verteilungsfristen konnte vor dem Hintergrund der pünktlichen Umsetzung der Verteilungsplanung für die 2020, 2021 und 2022 als erledigt betrachtet werden.

Internationales / Wahrnehmungsvertrag

Bei den Terminen rund um das Thema „internationale Wahrnehmung“ konnte die GVL die Grundlagen der wechselseitigen Einräumung von Rechten erläutern. Beleuchtet wurden dabei auch die standardisierten Prozesse, unter denen zahlreiche Verwertungsgesellschaften weltweit Informationen zu Berechtigten-Mandaten, Tonträger- und AV-Aufnahmen, Mitwirkungen, Rechteinhaberschaften und zu genutztem Repertoire austauschen. Ebenso wurde die Heterogenität von Schnittstellen und lokaler Systeme thematisiert, die einem standardisierten Datenaustausch mitunter im Wege stehen und mit einigen Gesellschaften aufwendige Workarounds erfordern. Vor diesem Hintergrund wurden den Vertretern der Petition auch internationale Standardisierungsprojekte für Datenaustauschplattformen vorgestellt.

Die von den Petenten angeregte Vereinheitlichung von Kündigungsregelungen wurde seit geraumer Zeit auch international diskutiert. Die GVL konnte ihren Beitrag durch eine Verkürzung der Kündigungsfristen im Rahmen der Anpassung der GVL-Wahrnehmungsverträge schon im Juni 2021 umsetzen.
 

Finanzen/IT

Im Cluster „Finanzen/IT“ konnte die GVL den Vertreter*innen der Petenten vor allem die IT-Governance und das GVL-Projektportfolio vorstellen. Weiterhin wurden den Vertretern der Petition in diesem Cluster die Perspektiven der IT-Entwicklung bei der GVL sowie aktuelle Projekte der GVL vorgestellt. Neben neuen sichtbaren Features ist der System- und Architekturausbau ein wichtiger Teil der Entwicklungsarbeit, der oft weniger offensichtlich ist. Die GVL strebt hier eine Balance zwischen der Wartung der bestehenden Systeme, deren Optimierung sowie deren funktionaler Erweiterung vor dem Hintergrund der geforderten Effizienz an.

Neben allgemeinen, technischen und juristischen Rahmenbedingungen der GVL-Verteilung besprachen die Teilnehmer*innen des Clusters Fragen und Wünsche zum Datenaustausch mit der GVL. Auch der aktuelle Stand der Anbindung der Synchron-App an die IT-Systeme der GVL wurde thematisiert und kontinuierlich von den Projektverantwortlichen der GVL vorangetrieben.
 

Verteilungsplan

Auf Anregung der Petenten hat sich diese Clustersitzung insbesondere mit den Grundlagen der Verteilung und der Bestimmung der für die Verteilung ausgewerteten Sender befasst. Die GVL konnte erläutern, dass Verteilungspläne einen wirtschaftlichen Schwellenwert als Auswahlkriterium vorsehen, so dass die ausgewerteten Sender etwa 90% der gesamten GVL-Sendererlöse abdecken. Damit wird die Balance zwischen Repräsentativität und Kosteneffizienz gewahrt.

Beleuchtet wurde auch die vom Verteilungsplan vorgesehene Möglichkeit, auf Vorschlag weitere Nischenrepertoire-Sender in die Senderliste aufzunehmen. Derzeit fallen fünf Sender unter diese Regelung. In wirtschaftlicher Hinsicht wurden die Mehraufwände für die Auswertung zusätzlicher Sender und daraus resultierende Auswirkungen auf die Verteilung betrachtet.

In diesem Zusammenhang hat die GVL die laufende Tätigkeit des seit Anfang 2021 bestehenden Arbeitskreises Herstellerverteilung vorgestellt. Dieser Arbeitskreis besteht aus erfahrenen Tonträgerhersteller- und Verbandsvertretern, darunter auch ein Initiator der Petition, und beschäftigt sich – unter dem Blickwinkel der wirtschaftlichen Angemessenheit – intensiv mit denkbaren alternativen Verteilsystematiken insbesondere für die Bereiche der öffentlichen Wiedergabe und Privatkopie. 
 

Gesellschaftsvertrag

Die Rechtform der GVL wurde bereits im Vorfeld der themenbezogenen Dialoge hier erläutert: https://gvl.de/gvl/aktuelles-und-allgemeines/gvl-im-dialog#warumgmbh  

Open letters and petitions

Lesen Sie hier das Statement der Geschäftsführung vom August 2020

Liebe Berechtigte,

die Kreativbranche befindet sich ebenso wie die GVL in einer sehr besonderen Zeit. Der Ausnahmezustand durch Corona hat viele Entwicklungen komplett zum Stillstand gebracht, während andere Themen sichtbar an Dynamik gewonnen haben.   

Wir haben die vergangenen Monate trotz aller Hürden intensiv an der Verbesserung unserer Prozesse, Portale und Kommunikation gearbeitet und alle Termine für geplante Ausschüttungen halten können – zusätzlich zu Vorschusszahlungen und Corona-Unterstützungen der Berechtigten. Vieles haben wir bereits geschafft, manches befindet sich gerade in der Umsetzung, einige für Sie zentrale Themen können wir erst im nächsten Jahr realisieren.

Uns ist klar, dass Sie nicht in die GVL hineinschauen können und deswegen viele Fragen haben. Das wurde uns nach den offenen Briefen der vergangenen Monate und dem Feedback, das wir von Ihnen im Rahmen von Stammtischen und anderen Gesprächen erhalten haben, deutlich bewusst. Zwar haben wir schon viele Ihrer Fragen beantwortet, aber offensichtlich wurden unsere Antworten der Komplexität der Thematik oder Ihren Erwartungen nicht gerecht.

Wir wollen gerne dem zusätzlichen Informationsbedarf Rechnung tragen. Deswegen haben wir in einem ersten Schritt alle Antworten der GVL auf die offenen Briefe hier online gestellt. Zudem finden Sie hier Antworten auf die Fragen, die neu gestellt wurden. Der Alltag der GVL ist gefüllt mit hunderten Kontakten zu ausübenden Künstler*innen und Musiklabels zu einer Vielzahl von Themen – im Fokus stehen dabei stets die Interessen unserer Berechtigten. Mit ihnen sind wir im ständigen Austausch ebenso wie mit unseren Gesellschaftern und Delegierten und wir scheuen nicht die kritische Auseinandersetzung.

Wir freuen uns daher auch auf Ihr Feedback.

Guido Evers & Dr. Tilo Gerlach, Geschäftsführer der GVL

August 2020

Q&A

To what extent does GVL comply with statutory distribution deadlines?

In the producer section, the distributions are usually kept within the statutory deadline requirements. We managed to implement statutory system renewals in less than three years while continuing our distribution activities at the same time.

With respect to performer distributions, we are aware that delays have been occurring in the last years and that you had to wait for your remuneration. Unfortunately, the technical modifications of our systems relevant for distribution were more complex and more long-winded than previously anticipated. Nevertheless, we realised significant steps forward in the past months with regards to speed and quality of our distributions.
Specifically, there are still some individual segments for the years from 2010 with particularly complex data situations and low overall volume have remained undistributed (so-called “open budgets” such as jingles, commercials, advertising). After checking back with our committees, we had to put them aside in favour of bigger distribution budgets. From September 2020, rights holders can check all open contributions in the productions involved in these categories via www.gvl.de as their distribution is planned for the first semester 2021.
In the next few days, we are starting with the final distribution of 2013 and 2014.
Other than that, we are going to adhere to the distribution dates provided in the German Collecting Societies’ Act (VGG) with a minor delay: The 2019 initial distribution will take place in November 2020 instead of September. This delay is necessary to take newly reported contributions into consideration.  The final distributions for 2015/2016 are planned for next year, 2017/2018 for 2022. After that, GVL is going to pay out subject to the regular distribution cycle as provided by the VGG. Upon request of our committees and rights holders, we have only aggregated two final distributions in order to avoid additional income peaks within a year.

The German Patent and Trademark Office (DPMA) has been informed about the delays in the distributions and also takes part in our  committee sessions where such questions are discussed. This affects the regular and final distributions as well as the open budgets.

How is the data captured and processed to carry out the distribution? Why is it so complicated?

We receive a huge volume of data every day, financial data, contribution data, usage data, information regarding rights ownership etc. For 2019 alone, more than 12 million sound recording usage reports of the broadcasters are ingested for distribution purposes.

All of the data which reaches us in rather varying quality levels must be prepared, structured and systematically processed. In the course of distribution calculation, all information is finally accumulated into the distribution.

For our activities, we depend on third parties to provide the data, more specifically broadcast usage data of the channels and repertoire/contribution details of the rights holders. With regard to the millions of data sets we must process every year, quality flaws occur at rather substantial levels. Our staff have to remedy them, usually in small-scale work. This led to delays or other challenges with respect to the distributions in the past.

We allocate a major part of our resources to data processing in order to find sustainable, economic and flexible solutions.
 

How is the GVL IT structured?

GVL has a coordinated IT strategy as well as an architecture and IT concept. Said strategy was presented to our committees and approved by them.

To be more specific, we work on the basis of the so-called domain-driven design (DDD). This is a methodology, a thinking and working attitude which is at the foreground of software development when it comes to experts’ requirements and objectives. For an independent and continued quality assurance, the work of our IT departments is accompanied and monitored by external experts. 

How do you process accounting-related claims ?

Processing queries or claims regarding incorrectly prepared accounting or settlements that have not been made can involve a lot of time and effort due to the data complexity. Apart from an initial checking process by the relevant support teams, they usually need the assistance from the IT data management team, the distribution rules team or the accountancy department in most cases, in many cases from all three.

Against this background, processing such claims can take longer. Furthermore, the reasons identified as an outcome can differ greatly and be the result of very complex processes so that an explanation cannot just be made ad hoc and is not necessarily easy to understand for those not directly involved in the process either. Corrections can only be launched and processed in one of the subsequent distribution runs. In many cases and due to the many involved factors within a distribution, the impact of a correction will thus only be tangibly visible at a later date.

What are the challenges and difficulties regarding rights management abroad?

We recently paid out remuneration of EUR 3.6m to about 11,500 rights holders for usage remuneration received from abroad and will continue to do so on a regular basis. Information on the representation agreements GVL has for performers and producers of sound recordings is available on our website.

The scope of remuneration from abroad does not only depend on the facilities of GVL but also the legal situation and the existing operational and technical infrastructure at the sister societies and their distribution plans. Accordingly, differences also affect the remuneration GVL receives.

Despite significant and also successful standardisation efforts, operational standards deviate. As such, payments are sometimes not made on an individualised basis or allocated to specific distribution years. This requires a manual processing of payment receipts which in turn often entails time delays for our rights holders.
 

What kind of income does GVL generate at open airs and festivals?

GVL does not manage rights involved in live events i.e. live performances are not subject to GVL licence fees. In such cases, the event organisers pay GEMA as the collective management organisation for creators, not to GVL. Licence fees for GVL do only arise for the public performance of sound recordings in case they are used at festivals. In the public performance sector, a share of 20% of the GEMA tariff is collected. In the case of mixed forms such as festivals where there are live performances and playback of sound recordings a reduced tariff will be applied which takes the lower use of sound recordings into consideration.

Why does GVL not use recognition software regarding public performance?

Clubs only pay a fragment of the GEMA licence fee for music playback of commercially published sound recordings. These only make up 1-2% of GVL income. Considering the low level of the licence fees GVL receives from the clubs, music monitoring in the clubs must be feasible at reasonable cost. We are therefore in the process of verifying how we can design the capture of usage data against this background. 

Why does GVL not get more involved in rights management for interactive streaming?

The German copyright law distinguishes between so-called exclusive rights which are granted to users by contract and remuneration rights which exist by law, independently of any contractual arrangements. GVL only manages remuneration rights at this time. Interactive streaming of audio and audio-visual content is set up as an exclusive right and therefore does not fall under the rights generally managed by GVL. It is possible that exclusive rights are managed by collective management organisations or music licensing companies. However, to collectively manage these rights, it is necessary that nearly all involved rights owners grant these rights on a large scale. This, in turn, presupposes a general consensus of rights owners and other market participants or a statutory regulation. We were not able to establish a consensus so far, remuneration rights for interactive streaming rights do not exist as of now. Of course, we are open towards an expansion of our rights portfolio if required.

What is the status quo regarding the interface to the “Synchron App”?

Upon the realisation and maintenance by GVL of the first basic functionalities for the Synchron App, further expansion stages are to follow. We are very sorry that this further development has been delayed because GVL productivity is lower than anticipated due to the COVID-19 effects.  We are battling with bottlenecks among our IT resources, especially due to necessary childcare by staff, and must focus on the portal expansion for our performers. To this end, we had to adjust previous plans. In addition, we must first provide development efforts for our internal GVL project VITA so that the added value of the Synchron App for performers is a high as possible in the long run. We initially underestimated this effort.

We are aware that performers who use the Synchron App are eagerly awaiting the further development of the GVL interface. Together with the developers of the Synchron App, we are going to push the project forward with all our strength. Its implementation is fixed in the schedule for 2021.
 

Why is GVL structured as a GmbH?

The Collecting Societies Act (VGG) does not provide for a specific legal form for collective management organisations or music licensing companies, it can therefore be freely chosen. At the moment, the majority of collective management organisations in Germany are organised in the form of a GmbH. Depending on the legal form, the VGG stipulates that collective management organisations or music licensing companies are in the hands of their members. This means that in the case of organisations choosing the legal form of a GmbH, their members must hold the company shares, whereas the legal form of an economic association requires that the collective management organisation is governed by its members.

The business shares of GVL are held by its members, the shareholders BVMI, BFFS, DOV and VUT. Above and beyond that, the Articles of Association of GVL provide co-determination rights of GVL rights holders in accordance with the statutory requirements of the VGG.  Group assemblies take place at least every four years where the rights holders can elect delegates and alternate delegates in their groups. Together with the shareholders (the members), the delegates make up the Assembly of Shareholders and Delegates which takes binding decisions for GVL on a multitude of fundamental issues. These include, among others, the [rights] management and perception conditions, distribution plans or tariffs. Various GVL committees which are in turn made up of elected delegates prepare the decisions.  Apart from the shareholders and delegates governing GVL, it is, just like economic associations, under the supervision of the German Patent and Trademark Office (DPMA). Supervisory duties and powers can be and are thus exercised irrespective of the legal form of a collective management organisation or music licensing company. Moreover, an economic association is also organised under private law, the control by the DPMA is thus identical. The board of directors of the association is not a public officer, managing directors of a GmbH and managing directors of an association have the same control and the same duties.
 

Who controls GVL’s expenditure?

The Finance Committee of the Assembly of Shareholders and Delegates and the supervisory body of GVL receive all information regarding the GVL budget and then release it. In the Finance Committee, financial information (e.g. IT costs, external consultants) are presented in a transparent manner and discussed. Ultimately, the approval is decided upon by the Assembly of Shareholders and Delegates with the elected representatives of the rights holders.