label.gvl: Hilfe und FAQ

label.gvl ist das Webportal für die berechtigten Tonträger- und Bildtonträgerhersteller der GVL. Über label.gvl melden berechtigte Hersteller seit 2017 ihr Repertoire auf Track-Basis, um an GVL-Verteilungen teilzunehmen.

Des Weiteren kann gemeldetes und verarbeitetes Repertoire in label.gvl verwaltet, Rechteinhaberschaften bearbeitet und mögliche Rechteinhaberschaftskonflikte gelöst werden. Zusätzlich stellt die GVL nach erfolgten Verteilungen Detailreports, Senderauswertungen und Auszahlungsmitteilungen hier bereit.

Unter „Mein Repertoire“ finden Sie alle Aufnahmen (Audio und Video), die Sie der GVL gemeldet haben und die durch die Systeme der GVL erfolgreich verarbeitet wurden.

Gemeldetes Repertoire ist also nicht sofort nach dem Upload unter „Mein Repertoire“ sichtbar, sondern erst nach Verarbeitung durch die Systeme der GVL und der in diesem Zuge durchgeführten Konfliktprüfung. Dies erfolgt einmal täglich, so dass Sie i. d. R. spätestens 24 Stunden nach Ihrem Upload Ihre Aufnahmen in label.gvl einsehen können.

In der Repertoire-Ansicht in label.gvl (Mein Repertoire) sehen Sie jederzeit die Gesamtmenge und Detailinformationen Ihrer der GVL gemeldet und verarbeitet vorliegenden Aufnahmen, sowie darunter die Anzahl der identifizierten und noch nicht gelösten Rechteinhaberschaftskonflikte mit anderen Tonträger- und Bildtonträgerherstellern zum jeweiligen Zeitpunkt des Aufrufs dieser Liste.

Zur besseren Übersicht und Bearbeitung bietet das Portal verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten, mit denen Sie gezielt nach einzelnen oder einer Menge von Aufnahmen suchen können.

Zusätzlich können Sie die Spalten „Score“ und „Erstverteilungs-Score“ einblenden. Hier sehen Sie sofort, ob Ihrer Repertoiremeldung Sendemeldungen zugeordnet werden konnten. Die Spalten geben bei Audiotracks die Menge der zugewiesenen ungewichteten Minuten, bei Videoclips die Anzahl der Ausstrahlungen aus.

Wenn Sie den Menüpunkt „Mein Repertoire“ gewählt haben, gelangen Sie auf ihre Repertoire-Übersicht und können dort alle von Ihnen gemeldeten und durch die Systeme der GVL verarbeiteten Aufnahmen mit den relevanten Daten zu Ihrer gemeldeten Rechteinhaberschaft einsehen.

Neben der Übersicht über Ihr gemeldetes und verarbeitetes Repertoire bietet label.gvl die Möglichkeit, Änderungen und Anpassungen von Rechteinhaberschaften und Mandaten, das Claiming von Offenen Nutzungen sowie die selbstständige Auflösung möglicher Rechteinhaberschaftskonflikte durchzuführen.

Um fälschlich angemeldetes Repertoire wieder zu entfernen, wählen Sie unter „Mein Repertoire“ die betroffene(n) Aufnahme(n) aus und wählen über den Button „Bearbeiten“ die Option „Zurückziehen“, um Ihre Rechteinhaberschaft zurückzuziehen. Die Aufnahme wird dann aus Ihrem Repertoire entfernt und nicht mehr angezeigt oder für Sie vergütet.

Über den Menüpunkt „Mein Repertoire“ können sie jederzeit Ihr komplettes der GVL gemeldetes und verarbeitet vorliegendes Repertoire in eine Excel-Datei exportieren und herunterladen.

Für einen Export Ihres gesamten Repertoires müssen Sie nach Aufruf der Seite keine Auswahl treffen oder Suche durchführen, sondern können den Export direkt über den Button „Download“ und der Option „Repertoire“ anstoßen.

label.gvl bieten Ihnen die Möglichkeit, jederzeit gemeldete Rechteinhaberschaften zu ändern – unabhängig davon, ob eine Aufnahme in einem Rechteinhaberschaftskonflikt steht oder nicht.

Sie haben die Möglichkeit eine Rechteinhaberschaft komplett zurückzuziehen oder Änderungen in den relevanten Bereichen „Zeitraum“, „Anteil“ und/oder „Länder“ (Region) vorzunehmen.

Diese Funktionen stehen Ihnen unter dem Menüpunkt "Mein Repertoire" über dem Button „Bearbeiten“ und der Option „Ändern“ zur Verfügung.

Unter dem Menüpunkt „Repertoire erweitern“ haben Sie die Möglichkeit neue Aufnahmen zu Ihrem Repertoire hinzuzufügen. Für die Meldung einzelner Tracks empfiehlt sich die Onlinemaske unter „Einzelaufnahme Audio“. Umfangreicheres Audio-Repertoire lässt sich komfortabel über den Upload eines Excel-Templates unter „Upload Audio“ durchführen. Bitte achten Sie dabei darauf, möglichst immer die neuste Version unseres Templates zu nutzen. Diese steht Ihnen unter „Repertoire erweitern“ > „Upload Audio“ zum Download zur Verfügung.

Unter dem Menüpunkt „Repertoire erweitern“ haben Sie auch die Möglichkeit neue Bildtonträger-Aufnahmen (Videoclips) zu Ihrem Repertoire per Upload hinzuzufügen. Videoclips lassen sich komfortabel über den Upload eines Excel-Templates unter „Upload Video“ durchführen. Bitte achten Sie dabei darauf, möglichst immer die neuste Version unseres Templates zu nutzen. Diese steht Ihnen unter „Repertoire erweitern“ > „Upload Video“ zum Download zur Verfügung.

Mit Auswahl des Rechteprofils beim Repertoire-Upload (Audio und Video) erklären Sie, in welchen Ländern Sie die Rechte für die zu meldenden Aufnahme haben.

Wählen Sie zwischen den Regionen:

• Weltweit
• Deutschland
• DACH

Unter dem Punkt „beinhaltet die Länder“ können Sie die einzelnen Länder einsehen, die die gewählte Region umfasst. Einzelne Länder können Sie falls notwendig nach der Verarbeitung Ihrer Meldung in label.gvl hinzufügen oder entfernen. Hierzu bearbeiten Sie die entsprechenden Aufnahmen unter „Mein Repertoire“ > „Bearbeiten“ > „Ändern“.

Wichtig: bitte beachten Sie, dass Ihr gewähltes Rechteprofil zu Ihrem der GVL erteilten Mandat passt. Haben Sie der GVL ein weltweites Mandat eingeräumt, können wir dies nicht für Sie wahrnehmen, wenn Sie Ihr Repertoire nur mit dem Rechteprofil "Deutschland" oder "DACH" melden.

Um Ihr Repertoire mit den uns vorliegenden Sendemeldungen der Radio- und Fernsehstationen abgleichen (matchen) zu können, sind wir auf die Meldung Ihrer trackbezogenen Metadaten angewiesen.

Hierbei gilt, je mehr Daten wir von Ihnen zur Verfügung gestellt bekommen, umso genauer kann ggf. unser Matching erfolgen.

Als Mindestanforderungen haben wir folgende Pflichtfelder definiert:

• Titel
• Interpret
• Komponist (nur für klassische Werke ein Pflichtfeld)
• ISRC
• Spielzeit
• Genre: bitte nutzen Sie hier ausschließlich die durch die GVL vorgegebenen Genre Codes
• Aufnahme Land
• Aufnahme Jahr
• Erstveröffentlichung Datum
• Beginn Rechteinhaberschaft: Beginn Ihrer Rechtinhaberschaft an einer Aufnahme, i. d. R. das Veröffentlichungsdatum; bitte berücksichtigen Sie hierbei unbedingt eine etwaige vorgezogene Bemusterung der Rundfunkanstalten und datieren Sie dieses Datum ggf. auf den Start der Bemusterung oder Promotion vor.

Unter dem Menüpunkt „Repertoire erweitern > Upload Historie“ in label.gvl finden Sie jederzeit eine Übersicht über alle Ihre Meldungen, sowie deren Status. Eine erste Meldung erhalten Sie auch direkt nach dem Upload.

Uploads, bei denen kritische Fehler auftreten (bspw. fehlende oder fehlerhafte Angaben in Pflichtfeldern), werden abgelehnt. Fehler in Feldern, die keine Pflichtfelder sind, werden Ihnen in der Upload Historie ebenfalls angezeigt. Diese können durch eine erneute Meldung korrigiert werden.

Konflikte entstehen, wenn zwei Hersteller eine identische oder ähnliche Rechteinhaberschaft für eine Aufnahme melden und sich diese dadurch überschneiden. Titel im Konflikt sind in label.gvl durch ein entsprechendes Icon markiert.

Bei der Konfliktidentifizierung werden Aufnahmen entweder mit identischem ISRC oder mit der gleichlautenden Kombination aus Interpreten, Titel, Titelzusatz und Spieldauer als Konflikt identifiziert - insofern sich die Eigenschaften der gemeldeten Rechteinhaberschaften an diesen Aufnahmen überschneiden.

Folgende Überschneidungen von Rechteinhaberschaften sind möglich:

• Zeitraum: Start- und/oder Enddatum der Rechteinhaberschaft einer Aufnahme
• Anteil: die gemeldeten Anteile an einer Rechteinhaberschaft für eine Aufnahme summieren sich auf mehr als 100% (bspw. 60% und 50% oder zweimal 100%)
• Region: die gemeldeten Regionen bzw. Länder zweier Rechteinhaberschaften an einer Aufnahme überschneiden sich (bspw. Deutschland und DACH oder Weltweit)

Eigenkonflikte entstehen nur in ganz seltenen Ausnahmefällen, z. B. wenn Sie eine Aufnahme mit abweichenden Rechteinhaberschaftsinformationen innerhalb einer Repertoiremeldung ein zweites Mal aufführen und somit eine doppelte Registrierung einer Aufnahme in einer Meldung machen. Eine spätere Zweitmeldung einer Aufnahme mit abweichenden Rechteinhaberschaftsinformationen zur Erstmeldung aktualisiert diese.

Wenn Sie unter dem Menüpunkt "Mein Repertoire" den Filter "Nur Konflikte anzeigen" setzen, können Sie sich durch Eingabe des Namens Ihres Unternehmens im Suchfeld "Konfliktpartner" alle möglichen Eigenkonflikte anzeigen lassen. Sortieren Sie diese Ansicht nun nach Titel, sehen Sie alle Doppelmeldungen untereinander. Ziehen Sie die Rechteinhaberschaft der Aufnahme zurück, deren Meldung fehlerhaft war, um den Eigenkonflikt zu lösen.

Sie haben die Möglichkeit, einen Konflikt zu lösen, indem Sie Ihre Rechteinhaberschaft komplett zurückziehen oder so bearbeiten, dass sich die Überschneidung, die zum Konflikt führte, auflöst.

Sobald Sie die Rechteinhaberschaft einer Aufnahme in Konflikt entsprechend bearbeitet haben, ist der Konflikt gelöst und verschwindet aus der Liste Ihrer Konflikte.

Ist Ihre gemeldete Rechteinhaberschaft korrekt und der Konflikt durch die fälschliche Meldung eines oder mehrerer Konfliktpartner entstanden, kontaktieren Sie bitte den Konfliktpartner und weisen Sie ihn auf die Lösung des Konflikts durch ihn hin. Die GVL stellt Ihnen hierfür alle relevanten Kontaktinformationen in den Aufnahmedetails zur Verfügung (Detailansicht).

Damit bis zur Klärung keine Partei bevorteilt wird, wird das betroffene Produkt für den Zeitraum der Überschneidung bis zur Klärung für eine Verteilung gesperrt. Von einer zeitlichen Überschneidung nicht betroffene Zeiträume kommen bei einer Verteilung ungehindert zur Auszahlung.

Die GVL als Treuhänder ist nicht befugt in Rechteinhaberschaftskonflikte zwischen zwei berechtigten Herstellern einzugreifen. Wir unterstützen gerne bei der Kontaktaufnahme. Zusätzlich haben wir ein Eskalationsverfahren für Konflikte, die ein Nutzungsjahr kurz vor dessen Schlussverteilung betreffen, um Konfliktlösungen zu beschleunigen.

Abgesehen davon obliegt die Konfliktklärung und -lösung den involvierten Konfliktparteien.

Um eine Übersicht über alle Details der für Sie identifizierten Konflikte oder einer durch Filter und Suchoptionen eingegrenzten Menge daraus zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, einen Konfliktexport zu erstellen.

Hierzu steht Ihnen in label.gvl unter "Mein Repertoire" und dem Button „Download“ die Option "Konflikte" zur Verfügung. So erzeugen Sie einen Excel-Export der von Ihnen ausgewählten Rechteinhaberschaftskonflikte mit allen relevanten Details.

Bei offenen Nutzungen handelt es sich um Sendemeldungen zu Nutzungen von Tonträger- und Bildtonträgerproduktionen, deren Rechteinhaber nicht eindeutig identifiziert und somit von der GVL keiner Repertoireregistrierung zugeordnet werden konnten. Diese Nutzungen sind in label.gvl im Menüpunkt „Offene Nutzungen“ für alle nicht schlussverteilten Verteiljahre gelistet. Gemäß Verwertungsgesellschaftengesetz ist die GVL verpflichtet offene Nutzungen zu veröffentlichen. In label.gvl haben Sie zudem die Möglichkeit diese offene Nutzungen zu claimen.

Offene Nutzungen können Sie direkt in label.gvl claimen indem Sie entweder die dazugehörige GVL Aufnahme ID oder den ISRC der passenden Aufnahme aus Ihrem gemeldeten und verarbeitet vorliegenden Repertoire eingeben. Die GVL Aufnahme ID finden Sie in der Detailansicht einer Aufnahme unter „Mein Repertoire“ und im Repertoire-Export.

Alternativ zum Claimen offener Nutzungen über die Benutzeroberfläche in label.gvl haben Sie auch die Möglichkeit, einen Excel-Export der offenen Nutzungen mit ihren Claims zu ergänzen. In der Export-Datei können Sie ihre Claims eingeben und im Anschluss Ihre Nutzungsclaims in label.gvl hochladen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei einer größeren Anzahl offener Nutzungen, die Sie claimen möchten. Nach dem Upload wird Ihnen unter „Offene Nutzungen“ > „Upload Historie“ bei Fehlern auch eine Fehlerdatei zur Verfügung gestellt.

Die GVL kann auch international Ihre Leistungsschutzrechte wahrnehmen und bietet Berechtigten bereits bei Abschluss eines Wahrnehmungsvertrags an, die GVL für weitere Länder neben Deutschland zu mandatieren. Die zur Auswahl stehenden Länder sind die Länder, mit denen die GVL bilaterale Repräsentationsvereinbarungen für Tonträgerhersteller abgeschlossen hat.

Unter dem Menüpunkt „Mandatierung“ können Sie in label.gvl sehen, für welche Länder Sie der GVL bereits ein Mandat zur Wahrnehmung Ihrer Leistungsschutzrechte erteilt haben und bei Bedarf auch dort Ihr Mandat ändern.

Da jede Mandatsänderung eine Vertragsänderung darstellt, ist für die Mandatsänderung die Einhaltung der Schriftform anhand eines entsprechenden Antragsformulars zwingend erforderlich.

Um dieses erforderliche Formular zu generieren, wählen Sie bitte in label.gvl zunächst im Menüpunkt „Mandatierung“ die Länder aus, in denen die GVL neben Deutschland Ihre Leistungsschutzrechte wahrnehmen soll. Nach dem Betätigen des Buttons „Mandat ändern“ wird Ihnen das entsprechende Antragsformular per E-Mail zugesandt. Bitte drucken Sie diesen Antrag aus und senden ihn unterschrieben an die GVL zurück.

Bitte beachten Sie, dass erst nach Eingang Ihres Antrags und erfolgreicher Prüfung durch die GVL Ihre Mandatsänderung verifiziert und somit rechtsverbindlich ist. Bis zur Prüfung und Verifizierung Ihrer Mandatsänderung verbleibt der Status Ihres Mandats in „Gemeldet / Eingegangen“. In diesem Status kann bei einer Verteilung kein Verteilergebnis für Sie berechnet werden. Beachten Sie also bei einer Mandatsänderung mögliche anstehende Verteiltermine.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihr Mandat zu ändern in dem Sie Länder hinzufügen oder wieder entfernen. Bitte beachten Sie hierbei, dass Ihr Mandat für Deutschland nicht entfernt werden kann.

Bei jeder erfolgten Verteilung werden Ihnen verschiedene Dokumente zu Ihren individuellen Verteilergebnissen zur Verfügung gestellt: Detailreports, Senderauswertungen und bei vorhandenen Ausschüttungsbeträgen Auszahlungsmitteilungen.

Mit der Umsetzung des Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG), das zum 1. Juni 2016 in Kraft getreten ist, wurden Änderungen der bereitgestellten Dokumente für die individuellen Verteilergebnisse notwendig. Detailreports, Auszahlungsmitteilungen, Senderauswertungen sowie Saldenaufstellungen für die Verteiljahre ab 2016 finden Sie im Untermenü „Dokumente ab 2016“ auf entsprechend unterteilten Reitern.

Saldenaufstellungen werden Ihnen immer erst ein paar Tage nach einer erfolgten Tonträger-Verteilung unter dem entsprechenden Reiter zum Download zur Verfügung gestellt. Die Saldenaufstellungen beziehen sich immer nur auf die regulären Audio-Verteilungen der GVL.

Im Untermenü „Reports bis 2015“ finden Sie Ihre Verteilergebnisse für die Verteiljahre bis 2015 zum Download. Auszahlungsmitteilungen aus diesen Jahren stehen dort nicht zur Verfügung.

Auszahlungsmitteilungen werden nur dann erstellt, wenn es bei einer Verteilung auch tatsächlich zu einer Auszahlung kam, also bei einer Folgeverteilung ein zusätzlicher Erlös zugewiesen wurde. Bei identischem oder vermindertem Ergebnis zu einer vorangegangenen Verteilung für ein Verteiljahr wird keine Auszahlungsmitteilung erstellt.

Bei Sonderverteilungen (z. B. Ausschüttung von Abschlägen) und ZPÜ-Nachverteilungen werden keine Detailreports bereitgestellt. Hier werden die in den entsprechenden Verteiljahren zugeordneten Sendeminuten zugrunde gelegt - es gilt also der Detailreport des von einer Nachzahlung betroffenen Verteiljahres.